學校電子付費已成大勢所趨

【《教育專業》月刊】不論是政府部門、商業機構及學校，都涉及大量行政工作，當中牽涉金錢上的交易更為複雜，因為偶一不慎，隨時使交易雙方都帶來難以彌補的經濟損失。

對學校以言，儘管日常涉及金錢的交易銀碼看來不大，但由於學生人數眾多，所以付費的複雜程度足可媲美商業機構，而學校除了基本書簿學費外，同時也會涉及數目繁多的雜項費用，尤其是現在很多學校會舉辦交流團，牽涉的數額也相當龐大，由於學校裏專職處理付費項目的人力不多，所以財務管理就為學校的教職員帶來沉重工作負擔。

政府鼓勵 電子付費事半功倍

政府在2019《財政預算案》帶頭推動「轉數快」（FPS）交稅、差餉和水費，包括多部門繳費均可使用。「轉數快」系統，是利用現今先進的科技管理金錢交易，推行電子繳費計劃，可配合學校的電子通告，簡化有關繳費程序，以電子化方式繳交費用，同時讓家長了解學校事項，從中更能節省教職員在行政上的工作負擔。

究竟學校推行電子繳費，是否真的能減輕行政工作呢？我們不妨先了解一下傳統繳費的流程。

現金繳費 手續繁複費時失事

首先，校方派發通告或發放電子通告；接着家長為子女準備現金或支票；班主任或相關老師逐一收取及點算現金；數天後收齊款項後，班主任或相關老師把款項交到校務處，再次進行點算；為確保金額正確無誤，校務處職員會進行第三次點算，並核對支票上的各項資料；當資料及金額正確後，學校每天派員工將當天所收款項存入銀行；最後，銀行職員進行第四次點算，經過多項流程，才算完成收費手續。

從以上程序中不難發覺，一次繳交費用的流程，會牽涉到學校人員、家長、學生及銀行職員，在過程中充滿很多風險及困難，當中包括點算過程金額有否錯誤，即使金額無誤，過程中無可避免地耗費大量人力和時間進行點算。

此外，在校內存放大量現金，存在保安的風險，而教職員攜帶大量現金往銀行，學校也要考慮安全風險。而家長也需要面對不少困難，例如學生拿錢後有否繳費、會否在上學途中或在學校內遺失、以及難以查閱繳費情況及紀錄等，更加上老師忙於處理收費，也減少了教學時間。

預繳款項 基層家庭備受壓力

為了減省收費的行政時間，有些學校在上、下學期開始時，會向家長預收過千元的雜費，但對很多基層家長來說，尤其是子女數量較多的家庭，卻製造了財政上的壓力；但如每次舉行活動時，才向家長收費，這對學校來說又是龐大的工作量，實在是兩難局面。

撇除家長預支雜費的負擔不說，預繳式收費仍然有問題存在，首先是學校要經常性地管理大筆資金，當學期終結時，學生帳戶餘款就要分毫不差地保留至下學年使用，而學生帳戶則會於畢業離校時終止運作，剩餘金額又要透過現金或支票退還款項給家長，這對學校行政也構成壓力。

退還款項 學校行政工作繁多

要解決以上種種問題，隨着智能手機應用普及，學校可以考慮採用更簡便的電子繳費方式，減省行政負擔，學校推行電子繳費已是大勢所趨。

有現職資深老師表示，本地學校收費系統有幾種收費模式，除了以現金繳費外，近年亦多了不同的電子繳費選擇。

學校在推行電子繳費系統的過程中，通常選用校管系統能連接的繳費服務作為收費系統，方便家長處理所需資料，學校教職員也方便管理，但缺點是變相減少了選擇，而且由於現有系統已「年代久遠」，未必能追得上現在社會的發展。

個別系統 設收費上限及次數

佛教善德英文中學何滿添校長表示，有學校使用八達通收費，學校要向供應商支付年費，方便之處是可一咭多用，弊處是有收費上限及次數，而且要退「嘟」錯了的錢，行政程序是十分麻煩的。

事實上，八達通在交通工具上應用時確是方便，但對於學校這個特殊環境而言，學校需要設有拍卡機才能應用八達通收費，而且數十人甚至數百人一起排隊拍卡付款，每人繳付的金額更不一樣，亦很容易唔小心「嘟」多次，扣了雙重費用肯定是一件費時失事的事情。

現時也有付費平台選用信用卡支付，看似方便，但需留意並非每個家長都能申請及擁有信用卡，變相令家長受到限制和標籤而且也需要注意交易手續費。

由於每個收費方案都存在利與弊，學校在選擇時電子繳費時應有不同的考量，重要是簡易操作，安全系數高，退還機制要清楚方便。

小知識
什麼是「轉數快(FPS)」？

「轉數快(FPS)」快速支付系統是金管局於2018 年推出的支付金融基建，由香港銀行同業結算有限公司負責運作，在香港推行即時支付，全日24小時為消費者及商戶提供安全、有效率及便捷的零售支付服務，轉數快能支援以不同貨幣（港元及人民幣）進行即時支付。

電子繳費 減省教師行政負擔

當然電子繳費也會有其問題，但對學校及家長而言，至少能帶來不少方便。此外，新型的服務供應商能夠結合最新的繳費方法，例如嶄新的電子錢包服務，以及能結合政府推行的「轉數快(FPS)」快速支付系統，讓家長可透過電話、互聯網或手機應用程式進行轉賬增值，也可到指定的便利店進行增值及繳費，這樣一來，手續既方便又快捷，家長不用擔心子女帶着現金或支票上學及承擔遺失的風險，而且又能清楚地透過手機應用程式或網上平台，隨時查閱增值詳情及付款情況，確保準確無誤。

何滿添校長總結說：「對學校而言，電子繳費可減輕教職員的負擔，老師可省卻點算及處理現金的時間，減少浪費學生的學習時間，而學校職員不用再花時間點算及攜帶大量現金到銀行，有助提升行政效率。沒有任何一個系統是完美的，學校最重要是教懂學生責任感，盡快交齊應繳費用，使老師減省非教學的時間。」

學校電子收費的優點

● 節省收款人力和時間
● 降低遺失金錢風險
● 部分系統可連接電子錢包， 收費紀錄清晰可隨時查閱
● 部分系統支援最新支付方案，讓家長有更多付費選擇
● 部分系統支援直接退款服務，減省學校行政工作
● 部份系統支援內地家長電子繳費，更可利用「轉數快」等方式

學校收款普遍遇到的問題

現金繳費

● 交收點算均涉及大量人力
● 攜帶和儲存現金有安全風險
● 難以查閱繳費情況及紀錄
● 預繳式付款涉及退款技術問題

電子繳費

● 部分系統要配合拍卡機
● 部分系統設有付款上限，需要拍卡多於一次
● 部分系統要求家長提供信用卡，造成標籤效應
● 預繳式付款涉及退款技術問題
● 部分電子付費系統手續費偏高

用家意見
因應學校情況選擇收費方式

本地學校收取費用有幾種模式，除了以現金或支票繳費外，近年亦多了學校採用不同的電子繳費方式。現金繳費一向被認為加重了教師及校務處職員的負擔，亦影響上課時間，而且追收亦非容易；當遇到有家長不願合作，更是無形中增加了該教師的工作；然而採用電子繳費（透過不同的收費系統）是較方便，但亦会引來質疑。

有部份家長會質疑學校有否收取任何利益？是否從中得到「着數」，甚至收多了金額？事實上，當學校採用電子繳費，學校須每年向相關機構繳付費用！可是卻沒有人知！由於這種種顧慮，令學校對電子收費系統卻步。

根據多年經驗，如學校採用電子收費方式，學校一般會選用與學校現有行政管理相同的系統作為收費工具，一來方便家長處理子女所需資料，另一方面亦方便教職員管理，但就減少了可用工具的選擇了。

雖然每個收費方案都存在其利與弊，學校在選擇時自有不同的考量，所以全港學校以同一系統收費確實不易；我們建議學校因應校情，採用不同的收費方式。

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