活動統籌、場地佈置


聖士提反堂中學
麥偉麟校長

總結活動經驗 解決四大困難


舉辦學校校慶、開放日等活動,學校要投放大量人手資源於活動統籌、場地佈置、刊物製作等方面,教職員要花不少時間、心血,讓慶典順利完成。聖士提反堂中學麥偉麟校長總結了箇中經驗,分享如何通過物色合適的合作夥伴,解決活動中遇到的四大困難。

困難1:項目繁多,難以掌握進度

麥校長表示:「教學團隊日常需負責本身的教學工作,要兼顧慶典預備工作,由於項目內容繁複,大大增加他們的工作量。」部分工序如邀請卡、活動Backdrop更需要老師親自負責設計、製作和招標等工序,加重老師負擔。校方未來可物色活動公司,對整個活動作統一統籌,無需老師憂心,從而釋放空間讓師生預備慶典表演、攤位遊戲等,一舉多得。

困難2:需尊重老師專業,釋放空間

單靠教職員統籌校慶,他們需在自己的專業崗位以外,花大量時間、精力了解眾多項目進程,亦未必具備印刷規格的專門知識,因此光是預備時間,就可能達半年甚至一年之久。此外,大規模的學校活動每數年才舉行一次,一旦學校有相關人事變動,便難以將以前的經驗傳承給新的教職員。麥校長指出,具豐富學界經驗的活動公司可同時主導規劃、設計、印刷等各方面項目,並給予校方實用的回饋,以最有效率的方式統籌活動。

困難3:需集中設計製作,統一風格

學校在設計活動時,會在用色、風格互相配合呼應,達致和諧美觀的效果。專業的設計公司有豐富經驗的設計師,除了給予學校成功案例示範,亦可提供新的設計觸覺供校方參考,將學校的設計概念實體化、美觀化,加上不限修改次數,保證做到讓校方滿意的結果,盡善盡美,也不用加重視藝科老師的工作量,畢竟老師的專業是上課教導學生,而製作設計屬於另一項專業工作,各有專業所長。

困難4:報價程序繁複

由於校慶需要的佈置、印刷品眾多,包括場刊、打卡位Foamboard、門票、易拉架等,至少需由五、六間公司分別負責,費時失事。麥校長表示,學校可以使用統一活動招標形式,包括所需要的服務和產品,減省了學校的行政成本。直接對口活動統籌負責人,隨時可以了解進度和質素,也讓老師可安心在教學上發揮專業。合作公司更需兼顧印刷品、物流的進度及質素,保證成品準時到達,令學校安心。

聖士提反堂中學 麥偉麟校長

《香港教育雜誌》第92期  | 好學校網站